Prowadzenie własnego biznesu to wyzwanie, na które składa się wiele aspektów. Jednym z najważniejszych jest przestrzeganie regulacji prawnych dotyczących prowadzenia dokumentacji finansowej.
W przypadku wielu przedsiębiorców podstawą są kasy fiskalne. Ważny jest jednak nie tylko zakup odpowiedniego sprzętu, ale także jego regularny serwis.
Sprawdź, jak wygląda sprzedaż i serwis urządzeń fiskalnych oraz przegląd takiego wyposażenia.
Kasy fiskalne – czym są i dlaczego są tak ważne dla firm?
Kasy fiskalne to urządzenia, za pomocą których można dokonywać rejestracji sprzedanych produktów czy świadczonych usług. Potwierdzeniem zakupu dla klienta jest drukowany paragon fiskalny.
Kasa fiskalna wykonuje dwa wydruki. Pierwszy z nich, o czym wspomniano, trafia do klienta i jest potwierdzeniem płatności. Natomiast drugi jest zachowywany dla sprzedającego. Na jego podstawie możliwe jest rozliczenie z systemem fiskalnym.
Urządzenia fiskalne są podstawowym wyposażeniem firm, które na co dzień zajmują się sprzedażą towarów lub usług.
Godny uwagi jest sam wymóg dotyczący wykorzystania takiego sprzętu. Jeżeli w poprzednim roku finansowym obroty firmy nie przekroczyły 20 tysięcy złotych, wówczas nie ma konieczności decydowania się na korzystanie z kasy fiskalnej.
Wyjątek ten nie dotyczy przedsiębiorstw, które sprzedają:
- nadwozia pojazdów spalinowych,
- elementy silnikowe,
- gazy płynne,
- sprzęt radiowy, telewizyjny czy telekomunikacyjny,
Obowiązek korzystania z urządzeń fiskalnych dotyczy również firm, które świadczą usługi przewozowe, naprawę pojazdów, doradztwo podatkowe, usługi gastronomiczne. Obejmuje także zakłady fryzjerskie i kosmetyczne.
Kasy fiskalne i ich rodzaje
W zależności od zapotrzebowania przedsiębiorca może zdecydować się na różne urządzenia fiskalne, które będą dopasowane do działalności, a także miejsca, w którym będą wykorzystywane. Wyróżnia się przede wszystkim kasy fiskalne:
- małe/mobilne,
- średnie,
Kasy fiskalne małe/mobilne mają niewielkie rozmiary i sprawdzają się wśród przedsiębiorców zajmujących się sprzedażą internetową.
W przypadku sprzedaży stacjonarnej zajmują niewiele miejsca i sprawdzają się idealnie np. na bazarze czy w niewielkim sklepie. Służą także kosmetyczkom i fryzjerom, którzy świadczą usługi mobilne i dojeżdżają do swoich klientów.
Średnie kasy fiskalne są przeznaczone do placówek handlowych, w których odnotowuje się średni oraz duży ruch konsumentów. Działają na samodzielnych stanowiskach, ale mogą być także elementami większej sieci.
Kasy systemowe to jedne z najbardziej zaawansowanych urządzeń fiskalnych. Dzięki portom komunikacyjnym możliwe jest jednoczesne realizowanie wielu procesów. Tego typu sprzęt może nawet współpracować z systemem monitoringu w sklepie.
Nowością na rynku jest kasoterminal. To nowoczesne urządzenie łączące w sobie funkcję terminalu płatniczego z kasą i drukarką. Takie rozwiązanie jest coraz częściej wybierane przez osoby ceniące innowacyjne technologie, intuicyjną obsługę i codzienną wygodę.
Jakie normy musi spełniać kasa fiskalna?
Kasy fiskalne dopuszczone do użytku muszą mieć ważną homologację. Jest ona rodzajem certyfikatu nadawanego urządzeniu.
To także informacja, że dany sprzęt jest zgodny z aktualnie obowiązującymi przepisami administracyjnymi, a także spełnia wszelkie wymogi techniczne. Sama homologacja jest wydawana przez Główny Urząd Miar.
W przypadku urządzeń fiskalnych ważna jest także fiskalizacja. Pod tym pojęciem kryje się rozpoczęcie ewidencjonowania z wykorzystaniem kasy fiskalnej i trybu fiskalnego.
Zapisywane w pamięci sprzętu dane są podstawą do:
- określenia obrotu ze sprzedaży produktów i usług,
- ustalenia wysokości podatku.
Najczęściej proces fiskalizacji zostaje zainicjowany przez serwis urządzeń fiskalnych. Wykonuje go specjalista z firmy, w której kupuje się wyposażenie.
Jak wygląda przegląd kasy fiskalnej i czy jest obowiązkowy?
Serwis urządzeń fiskalnych jest wymogiem, o którym musi pamiętać każdy przedsiębiorca. Wykonanie przeglądu powinno odbywać się przynajmniej raz na dwa lata. Specjaliści zalecają jednak, aby w przypadku dużej eksploatacji skrócić ten czas do 12, a czasem nawet 6 miesięcy.
Wszystkie urządzenia mają oddzielną książkę serwisową, w której są odnotowywane informacje na ich temat.
Warto zaznaczyć, że serwis mogą przeprowadzić wyłącznie upoważnieni do tego pracownicy. Czynności, jakie wykonują, są natomiast odgórnie określone odpowiednimi rozporządzeniami.
Każdy przedsiębiorca wykorzystujący kasę fiskalną jest zobligowany do wykonania jej przeglądu. Zgodnie z art. 111 ust. 6ka ustawy o VAT, jeżeli nie podda się obowiązkowemu przeglądowi technicznemu sprzętu, wówczas nakładana jest na niego kara pieniężna.
Za brak przystąpienia do obowiązkowego serwisu urząd skarbowy może nałożyć na przedsiębiorcę karę do 300 złotych.
Na co zwrócić uwagę, wybierając dostawcę urządzeń fiskalnych i serwisu?
Wybierając dostawcę, który prowadzi sprzedaż urządzeń fiskalnych i ich serwis, warto zwrócić uwagę na kilka istotnych kwestii. Pozwolą one uniknąć przedsiębiorcom niepotrzebnych kłopotów i stresu związanego z nieprawidłowym działaniem sprzętu.
Ważne jest przede wszystkim doświadczenie, dostępność i wsparcie techniczne. Dobry dostawca powinien zapewnić szybką i skuteczną pomoc techniczną w przypadku wystąpienia jakichkolwiek problemów z urządzeniem fiskalnym.
Konieczne jest, aby urządzenia fiskalne spełniały wszelkie wymagania prawne i były zgodne z obowiązującymi przepisami. Oznacza to, że powinny być homologowane i mieć niezbędne certyfikaty czy atesty.
Dostawca powinien również pomóc w procesie rejestracji urządzenia w urzędzie skarbowym, a także zapewnić niezbędne instrukcje i szkolenia dla przyszłych użytkowników.
Nie bez znaczenia będą koszty i warunki gwarancji. Jest to ważne zwłaszcza wtedy, kiedy przedsiębiorca decyduje się na kilka lub kilkanaście urządzeń fiskalnych.
Dobry dostawca powinien oferować konkurencyjne ceny za urządzenia i serwis. Istotne jest także, aby zapewniał jasne i korzystne warunki gwarancji.